tâches de secrétariat

L’externalisation du secrétariat est désormais pratique courante en entreprise. Flexible et pratique à souhait, cette solution permet de profiter d’un certain nombre d’avantages d’ordre technique et surtout financier.

Externaliser pour se concentrer sur son cœur de métier

Faire appel à un service de télésecrétariat permet à une entreprise de se focaliser sur son cœur de métier et de se concentrer sur sa croissance. Sérieux et qualifié, le télésecrétaire met tout en œuvre pour garantir la bonne exécution des missions qui lui sont confiées. Il veille à ce que les tâches soient réalisées dans les délais impartis. À l’instar des secrétaires travaillant en local, les prestataires externes respectent les secrets professionnels. Toutes les informations qui leur sont communiquées demeurent confidentielles.

Externaliser pour réduire les coûts du secrétariat

Les économies réalisées par une entreprise qui a recours aux services d’un prestataire en télésecrétariat ne sont pas négligeables. Déléguer cette tâche à un prestataire offshore leur évite en effet de payer les charges inhérentes à l’embauche d’un nouveau salarié. L’entreprise qui a recours à l’externalisation n’est assujetti à aucune charge auprès de l’Urssaf ou Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité sociale. L’entreprise évite également d’acheter du mobilier de bureau et du matériel informatique, pourtant nécessaire en cas d’embauche en interne. Le prestataire en secrétariat a à sa disposition tout l’équipement indispensable pour réaliser les tâches qui lui sont confiées.

Avec l’externalisation, investir dans des formations variées n’est plus nécessaire. Le secrétaire est une personne polyvalente qui souvent doit avoir recours à des logiciels spécifiques pour réaliser correctement les tâches qui lui incombent. Expérimenté, compétent et professionnel dans son domaine, le télésecrétaire est à même de travailler de suite. Pour garantir la satisfaction de son client, il veille au respect des recommandations qui lui ont été préalablement communiquées.

Le salaire des secrétaires interne est fixe. Le montant dû tous les mois, dans le cadre d’une mission de télésecrétariat, peut quant à lui varier considérablement. Dans la plupart des cas, la facturation est en effet effectuée en fonction des tâches exécutées. L’entreprise ne paye que pour le travail effectué. Le télésecrétariat permet par ailleurs aux petites structures de garantir la bonne prise en charge des tâches administratives sans néanmoins embaucher en interne. Dans ces entreprises, le budget serré et la charge de travail insuffisante ne justifient pas le recrutement d’un salarié à temps plein.

Externaliser pour gagner en flexibilité

L’externalisation du secrétariat permet à l’entreprise de s’affranchir des tâches inhérentes aux formalités administratives. Pour sceller la collaboration, l’entreprise et le prestataire signent un contrat détaillant les prestations. En externalisant le service secrétariat, l’entreprise évite les soucis organisationnels liés aux absences du personnel en cas d’arrêt maladie par exemple. En cas d’absence intempestive, trouver une personne compétente en interne pour s’occuper rapidement des missions urgentes peut en effet s’avérer compliqué.

L’entreprise qui a recours au service de télésecrétariat n’a par ailleurs aucun besoin de s’engager dans la durée. Elle peut faire appel au prestataire de façon ponctuelle ou permanente, selon ses besoins. Le télésecrétaire peut par ailleurs travailler à des horaires décalés. Les tarifs pour une mission un jour férié peuvent néanmoins changer. Demandez les détails auprès du prestataire lors de l’entretien.

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