Pour toute entreprise, la numérisation des données est en ce moment devenue indispensable pour son développement. C’est la raison pour laquelle leur saisie ne doit jamais être prise à la légère. Afin d’éviter toute mauvaise surprise, il est surtout primordial de toujours contrôler cette opération de façon minutieuse. L’idée est notamment de s’assurer que les contenus des divers fichiers ne comportent aucune erreur, et sont donc à la fois complets et exacts. Pour qu’il soit une réussite, ce contrôle doit se faire en quelques étapes selon la nature des données à saisir. Le point.
Le contrôle de validité de la saisie
Afin de contrôler efficacement la saisie de données, il est tout d’abord important de procéder au contrôle de sa validité. Cette première étape sert notamment à éviter les erreurs de saisie. Il ne faut pas oublier que ces dernières peuvent fausser les résultats, et rendre les calculs inopérants et incohérents. Le contrôle de validité consiste ainsi à vérifier si les différentes données saisies ne comportent aucune erreur, comme un numéro d’ordre ne suivant pas la logique ou inexistant. Pour se faciliter la tâche, les opérateurs de saisie peuvent désormais avoir recours à des logiciels et progiciels permettant de vérifier si ce qu’ils tapent est valide.
La vérification de doublon
Après le contrôle de validité, on doit procéder à la vérification de doublon pour contrôler efficacement la saisie de données en entreprise. Il ne faut pas non plus oublier que le doublon est susceptible d’être une source d’erreur lors d’un traitement de données. Avant de valider et d’enregistrer les fichiers à traiter, il est alors indispensable de détecter en amont les éventuelles valeurs en double. Pour cela, on peut se servir tout simplement d’outils, comme Excel. Il suffit ainsi d’utiliser sa formule de recherche de doublons et la mise en forme conditionnelle. Une fois qu’on a trouvé les doublons, il ne reste donc plus qu’à les supprimer.
Le contrôle des textes
Bien évidemment, la saisie de données se rapporte notamment à du contenu textuel. C’est, entre autres, le cas de la rédaction de courrier, d’un compte rendu de réunion, etc. Afin d’éviter les éventuelles mauvaises surprises, il est alors également essentiel de vérifier la grammaire et l’orthographe, sans oublier la syntaxe de chaque texte. Pour se faciliter la tâche, mais aussi pour être sûr d’éviter toute erreur, on peut très bien se servir des logiciels de correction de texte. Il est important de souligner que si on a affaire à du contenu destiné à être publié sur Internet, il faut impérativement s’assurer que ce n’est pas du contenu dupliqué.
Confier le traitement des données à un professionnel pour éviter les erreurs
Afin d’être sûr d’éviter les erreurs lors d’un traitement de données, il est fortement recommandé de faire appel à un professionnel du domaine, plus concrètement à un opérateur de saisie à la fois compétent et expérimenté. En externalisant la saisie des diverses données relatives à son entreprise, on aura l’occasion de réduire le coût de la prestation, mais aussi de bénéficier d’un travail de meilleure qualité.
